马上毕业了，在求职过程中经常与人通过邮件沟通，自己摸索了一套电子邮件格式规范。

以职场交流为主，和导师、国外教授交流是否适用我不太清楚。

本文仅是给出一种尽量不让人反感的格式，如果公司有具体规定与本文所说相反，还是以公司规定为主。

概念介绍

抄送

一般邮件的面向对象是收件人，而抄送对象是你希望他了解这件事的进展和情况，并不需要回复的人，譬如你的上级。需要注意的是，抄送和收件人双方能看到彼此的存在。

举个例子，新员工张三入职时，你给他发了入职邮件，抄送财务部的 A，市场部的 B 和人力资源部的 C。于是各部门都知道今天来了新同事，着手准备起来。

密件抄送

和抄送唯一的区别在于收件人不知道抄送给了谁。

密件抄送常用于密件抄送自己。因为大多数情况下我们只会在收件箱海一样的邮件里捞鱼，发邮件的时候如果记得每次密件抄送自己，就能将所有发件箱内信息转移到收件箱，以后再也不用两边跑了，且没人能发现你暗暗做了这件事。

并且在用第三方工具发件时可能出现只有这个发件工具里才有发件记录，其他工具没有发件记录的情况。因此密件抄送自己是必要的。

转发

显而易见是需要第三方知道你们的情况。从原始邮件开始的所有往来信息都会被转给第三者知晓。如果有需要隐瞒的事情请记得检查。

回复/全部回复

认真看清究竟要回复多少人。注意，全部回复包括被抄送的人。

自动回复

没有意义。除非处于出差、休假等各种无法回复邮件的情况下，不要使用自动回复。

撤回

弥补你发错邮件的一次机会，但限制很多，不要指望它。

例如使用 Outlook 撤回的时候，收件人必须是 Outlook 用户，必须打开 Outlook，必须没有打开邮件，以上条件全部满足才撤回成功。

所以发邮件前请检查好。

发邮件的情形

什么时候需要写邮件

1. 要留下官方的记录。
2. 同时与多人交流且不方便安排会议。
3. 需要对方不做出回复前仔细思考此话题。
4. 需要将对方的信息转发给第三者。
5. 见面或电话之前需要预约时间。

什么时候需要慎重写邮件

1. 处于激烈负面情绪。
2. 沟通敏感话题。
3. 话题复杂，需要对方深入解释或讨论。
4. 需要保密。
5. 需要对方立刻反馈。

书写规范

书写流程

先添加附件，然后写正文，其次是主题，最后写上收件人。这样可以避免忘记发附件的尴尬。

标题

标题直接决定对方会打不打开这封邮件。对于一些很脑残、没主题或者空白的标题，我个人是不看的。

长短要适中，别太啰嗦，也别太简单，一定要一针见血。

而且，不要在标题里用紧急、重要这样的字眼，也不要加链接和感叹号，弄得和垃圾邮件一样。

正文

1. 尽可能清晰简练的去措辞。

   可以参考一个标准，就是：一件事，五句话。

   在一封邮件里，尽量只说一件事，这件事用最多五句话说明白。你为什么要写这封邮件，在前两句就要说出来。如果说的事情太多，别人就不容易抓住重点，太啰嗦，别人也会没耐心读下去，所以五句话是最合适的长度。

   另外不要使用长句子，能分段，就分段。能用小标题，就用小标题。能用清单，就用清单。

2. 对于重要的邮件可以省去起头和结尾。

   应该都看过战地报道，废话、套话、官话、空话一概省略，直切主题。例如：“A 系统 B 模块目前无法运行，部署日志见附件 1，报错信息见附件 2，客户端环境见附件 3。C 要求 24 小时内解决，否则将延迟上线。”

   以上例子一句话将所有的重点信息浓缩起来，相关但冗长的技术信息用附件传递，可以保证对方在看到邮件后马上理解事情的起因经过以及可能的结果，这种情况下如果顾虑太多，仍然用“尊敬的领导”一类的套话起头和修辞的话，可能会导致对方遗漏重要信息。保证对方第一眼就能看到电邮的目的。

3. 讲清楚四个 W 和一个 H。

   谁（Who）、什么（What）、何时（When）、为什么（Why）、怎么样（How）。说清楚这些，再慢慢展开、旁征博引、罗列数据、推演流程。

   如果正文要讲复杂的事，建议把内容分成几个大部分，每部分再分成几个点，以重要性和紧急程度排序，以求逻辑清楚、层次清晰。同时，将重点部分加粗或高亮（慎用，少用，不要通篇加粗，会给人一种你在大喊大叫的感觉），最好对方只用读加粗部分就能明白邮件在说什么。

4. 谨慎使用链接 url。

   很多网页链接都很长，如果原封不动复制粘贴到你的邮件正文，那页面就会显得非常不整洁，也会影响阅读的流畅性。更好的做法是去简化链接的网站，把你的链接变短一些，或使用超链接。

   大多数邮件策略为了安全，默认是禁止直接打开链接的，所以尽可能不要使用链接。

5. 不要使用缩写符号和表情符号。

   把你邮件中的缩写名称清晰的展开，这样收件人在阅读邮件时候就不需要去搜索查找你使用的缩写到底是什么意思。

6. 不要用斜体。

   准确的说是中文不要使用斜体。中文字体如果要出斜体的效果，是通过正体加上矩阵变换得来的结果，而不是像英文字体那样专门设计斜体的效果，因此不要使用。

7. 与写信，写文章不同，段首不要加空格。

   这里涉及到 Web 的问题，不再详细解释，记住这样会导致格式出问题即可。

8. 只用默认字体和默认背景。

   不要用艺术字体以及独特的背景。对方电脑里没有对应的环境和字体素材时，就会显得你像个傻逼。

9. 邮件格式与团队保持一致。

   大家用 HTML 格式，你就用 HTML 格式（我个人建议使用 HTML 格式）。大家用文本格式，你就用文本格式。

10. 慎重使用专业术语。

    如果对方并不是跟你一样的技术同行，不要用专业术语。“我打算继承你写的 A 方法”或者“给我个接口”，这种非专业人员是看不懂的。

    例如：”你打开浏览器，输入 1234，然后看系统控制台，把里面的 systemp 参数发给我。“可以替换为”你打开 IE，或者 360 浏览器，在地址栏（上面那个有 https:\\ 字样的）里输入 1234，然后看打开的页面，左边有一个菜单，靠中间的位置有一个功能叫“系统控制台”，点开它，再看弹出来的窗口，最上面有一排英文，把名字是 systemp 的后面的框内的东西复制下来发给我。

    粗看起来废话不少，但这种方式的电邮却是最能保证效果的，因为同事间对于信息的理解不同，而信息不对等是造成沟通不畅的最主要障碍，说白了就是“你说的我不理解，我说的你不理解，双方都要往复几次才能理解对方”。

11. 态度尽量温和积极。

    电子邮件交流时，对方只能看到文字却感受不到语气，因此，在发邮件时需要考虑收件人与自己的熟络程度、等级关系以及邮件的性质，措辞尽量妥当温和。

    例如：“我们这样做不合适”与“你这样做不合适”，收信人的感受会明显不同。

    当事情收尾的时候，会有一些可回可不回的邮件，能够回复的最好尽量回复，简短即可。这就像打电话一样，尤其是刚入职者，应该是最后挂电话的人。

附件管理

注意正确命名，不需要对方修改，或者只要求签名的情况下，能发 PDF 就别发 Word。遇到大量文件需要使用压缩包的时候，请使用知名的顶级压缩工具（7-Zip 等），而不是国产压缩工具（我指的就是好压，还有名字带数字的垃圾压缩工具，都是些脑残玩意），并注意压缩格式。

个人建议不要使用 .zip 作为压缩格式（我个人用 .7z）。因为你并不知道对方使用的操作系统是 Windows、Linux 还是 Unix。.zip 不会保存编码格式，跨平台可能会乱码。7-Zip 21.02 alpha 及以后的版本现在会为 UTF-8 编码的文件名写入额外的字段至 .zip 压缩包中，这可以让 .zip 压缩包在不同系统中提取时能得到正确的文件名。但还是不推荐此格式，这种解决方案依赖解压缩软件，如果对方没有使用这款软件依旧有乱码问题。

邮件签名

签名档主要用于让对方获取自己的其他联系方式，公司有统一要求的，需要严格执行。如果没有统一要求的，需要设置一个固定的格式，包括个人姓名\英文名、公司正式注册名称、部门\项目组、手机、座机等自己认为必要的信息。

其他注意事项

1. 对每一封邮件负责。

   在发出或回复任何邮件之前，请思考：在法庭上，这封邮件会成为对我不利的证据吗？在数字时代，邮件就是所谓的“白底黑字”。就算你有天大的不满，哪怕去会议室和人大吵一架，也不要随随便便发出一封怒气冲冲的邮件。

   在非常正式的商务邮件中，引用数据与资料最好标明出处，以便收件人核对。

2. 在公司发的邮件，归属权在于公司。

   你应该明白的是，在很多国家和地区的法律定义中，公司邮箱里的邮件都是公司资产。这意味着，公司有权力看你的任何一封邮件。而且，在公司的电脑上，哪怕是用个人邮箱发出的信件，都可能被定义为公司资产。

   这意味着，不要用公司邮箱发不该发的东西，更严格的说法是，如果你觉得某件事不能在公司的公告牌上公布出来，就不要在邮件中提及它。

3. 可辅助利用即时通讯工具提醒对方回复邮件。

   发送重要邮件且需要对方尽快回复的情况下，可以选择电话提醒或发送信息，确保对方收到邮件，最好能获得对方在什么时间之前可以回复邮件的承诺。

常用语

正式信件

开头

尊敬的李先生/李女士

Dear Mr. Lee / Ms. Lee

致相关人员，（不知道收信人姓名）

To whom it may concern,

我来信是要告诉你一个好消息。

I’m writing to tell you a good news.

请把这个信作为一个正式的离职申请。

Please accept this letter as formal notification of resignation.

感谢你的邮件。

Thank you for your email.

很抱歉这么久才给你回信。

Sorry for the late reply.

结尾

谢谢你的宝贵建议。

Thank you for your advice.

我很感谢你的帮助。

I really appreciate your help.

请告知我们这个时间您是否方便。

Please let us know if the time is convenient for you.

我们期待您的回信。

We look forward to hearing from you.

我们会尽快给您回复。

We shall reply as soon as possible.

我们期待与您有更多合作。

We look forward to further cooperation with you.

我期待与您见面进行深入交流。

I look forward to meeting with you and discuss more in detail.

祝您工作顺利。

I wish you great success with your career.

祝您生活幸福美满。

I wish you a very happy and enjoyable life.

署名前的问候语

祝好

Best regards/ Best wishes/ Best/ Regards

敬上

Regards/ Respectfully/ Respectfully yours/ Sincerely yours/ Yours respectfully/ Yours sincerely

谢谢

Thank you/ With appreciation/ With gratitude/ With sincere appreciation

非正式信件

开头

亲爱的莎莎，

Dear Sasa,

很高兴收到您的来信。

I am very glad to hear from you.

I was very pleased to receive your letter.

结尾

最近过得还好吗？快回信吧。

How have you been? Write me at the earliest.

愿你未来安好。

Wish you all the best in the future.

代我向你父母问好。

Convey my regards to your parents.

祝你身体健康。

Wishing you good health and well-being.

署名前的问候语

爱你

With Love/ Yours ever/ Yours truly

样例

总结

本文所说的所有内容并不是必须遵守的规定。

发邮件的根本目的是将发件人的意思传递给收件人，因此即使邮件中用到了本文所认为错误的东西，也不能说明你就是不好的，错误的。只要能够讲清楚，保证沟通顺利，就达到目的了。

很难说有什么固定的格式让你的信件一定得体。

信件传递的是信息，信息传递无非两个要领，一是信息本身。二是信息传递。所以，你要发的信息本身很重要，这里，你需要顾及一些格式以及用语，保证信息本身是你需要表达，并且对方也能接受或是欣赏的。值得一提的是信件的开头和结尾点睛之处，可适当接地气的写一些关于大概率不出错的（小概率一定对的也好），比如，天气，节日等问候是不错的选择。

其次，信件的传递方式也需要注意，在什么时间发送，发送给谁（发送，抄送，密送）要清楚，尤其是行政类的信件更是要注意这些形式上的细节。

信件很奇妙，往往不经意的细节之处会让你悄悄住进别人的心窝。

心思对了，也就不错了。